Realisatie van het beleid
Financiën
Wat wilden we bereiken?
Basis op orde
Wat gaan wij van plan hiervoor te gaan doen?
- Inrichting financieel administratieve systeem verbeteren.
- Aanbesteden contracten financiële applicaties.
- Kennis en ervaring; vacatures invullen en financiële kennis vergroten.
Wat hebben wij in 2022 daadwerkelijk gedaan?
- In 2022 hebben we in het financiële administratieve systeem een paar aanpassingen doorgevoerd in de inrichting om het gebruikersvriendelijk te maken en checks beter in te richten.
- De contracten van de financiële applicaties lopen af in 2023. Vandaar dat wij in oktober gestart zijn met de Europese aanbesteding van het gehele financiële applicatielandschap. Helaas is hierop door geen enkele partij ingeschreven. Vanaf januari 2023 gaan we daarom met leveranciers in gesprek om tot een nieuw contract te komen voor de komende jaren, zodat de langdurige continuïteit wordt gewaarborgd. Hiermee voldoen we aan de aanbestedingsregels.
- In het team is in 2022 verloop geweest onder de financieel adviseurs. De situatie op de arbeidsmarkt voor financiële deskundigen was krap en blijft dit voorlopig, maar gelukkig hebben we wel twee vacatures ingevuld. Binnen het team financiën is sprake van langdurige niet arbeidsgerelateerde ziekte. Dit betekent dat wij komende tijd nog te maken hebben met lastig vervulbare vacatures en tijdelijke inhuur om dit op te lossen.
- In 2022 brachten we in beeld hoe we de P&C cyclus verder kunnen optimaliseren. Hierbij sluiten wij aan op de wens van de raad voor een eenvoudiger P&C cyclus. De uitvoering van dit plan pakken wij op in 2023.
Informatisering en automatisering
Wat wilden we bereiken?
Op een systematische wijze uitvoering geven aan:
- Informatiebeleidsplan 2020 - 2024.
- Informatiebeveiligingsbeleid 2020 - 2024.
- Cloudbeleid 2020 - 2024.
Wat waren wij van plan hiervoor te gaan doen?
Informatiebeleid leidt tot uitvoeringsplannen en een ICT beheerplan.
- Uitvoeringsplannen
Het informatiebeleid en informatiebeveiligingsbeleid schetsen de relevante ontwikkelingen op het gebied van wetgeving, ambities en technologie. In het Uitvoeringsplan informatiebeleid 2020-2024 en het Uitvoeringsplan informatiebeveiligingsbeleid 2020-2024 beschrijven we hoe hier invulling aan wordt gegeven.
- ICT beheerplan
Het ICT beheerplan 2021-2025 geeft inzicht in de financiële en projectmatige activiteiten die plaatsvinden. Het ICT beheerplan beoogt de ICT-kosten inzichtelijk en transparant te maken en te beheersen en voorspelbaar te maken. Het beheerplan is een uitvloeisel van het Informatiebeleidsplan en wordt jaarlijks geactualiseerd.
De exploitatiebedragen, vervangingsbedragen en investeringen voor uit te voeren plannen zijn verantwoord in het door de gemeenteraad vastgestelde ICT Beheerplan.
We actualiseren het ICt-beheerplan jaarlijks.
Wat hebben wij in 2022 daadwerkelijk gedaan?
- het ICT beheerplan 2023-2026 is vastgesteld.
- Aansluiting op de Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI) gerealiseerd.
- Opvanglocaties voor Oekraïne vluchtelingen voorzien van internet/wifi.
- Voorzieningen voor hybride werken uitgebreid.
- Vervanging van diverse hardware waaronder de beeldschermen.
- ICT Architectuurplaat met inzicht in applicaties en koppelingen.
- Ontwikkeling van standaarden voor programma van eisen voor cloudoplossingen, Service Level agreements en Dossiers Afspraken en Procedures.
- Vervanging telefooncentrale.
- Aanpassingen ICT in verband met uitbesteding WMO en Wet Inburgering.
- Aanpassingen ICT in verband met het Digitale Stelsel Omgevingswet.
- Doorvoeren van internetstandaarden voor e-mail beveiliging tegen o.a. spam en phising.
- Nieuwkoop in Cijfers, als quick win voor datagedreven werken.
Via deze webtoepassing worden diverse beschikbare open data bij elkaar gebracht. - Vanuit het project Nieuwkoop Digitaal Vaardiger (ondersteuning voor medewerkers om de vaardigheid op het gebied van ICT te bevorderen) toepassingen beschikbaar gemaakt voor extra digitale ondersteuning.
Personeel en organisatie
Wat wilden we bereiken?
- Bemensing nieuw team Woningbouw
- Hybride werken verankeren
Wat waren wij van plan hiervoor te gaan doen?
- De werving van een volledig nieuw team vraagt extra uren van het team P&O.
- Uittesten set afspraken hybride werken
Wat hebben wij in 2022 daadwerkellijk gedaan?
- In het voorjaar van 2022 was nog sprake van een volledige lockdown. Pas vanaf half maart werd het mogelijk hybride te gaan werken. De rest van 2022 is gebruikt om de set van afspraken die hierover met de organisatie gemaakt zijn uit te testen. Vanuit efficiency-voordelen is ervoor gekozen dit onderwerp mee te nemen in het medewerkeronderzoek dat begin 2023 wordt gehouden.
Documentaire en facilitaire dienstverlening
Wat wilden we bereiken?
- Digitaal en zaakgericht werken
De gemeente werkt volledig digitaal en zaakgericht. Dit betekent dat informatiesystemen een hoge mate hebben van beschikbaarheid (99%) en dat gebruikers tevreden zijn over de systemen die we inzetten om processen te ondersteunen.
Wat waren wij van plan hiervoor te gaan doen?
Eind 2021 is het zaaksysteem geïmplementeerd. In 2022 zaakgericht werken doorontwikkelen zodat de organisatie en inwoners/bedrijven zo goed mogelijk ondersteund worden bij hun werkzaamheden/activiteiten. Een koppeling met Teams staat in 2023 de planning.
Wat hebben wij in 2022 daadwerkelijk gedaan?
In 2022 zijn wij gestart met een kwaliteitsslag in het werken met het zaaksysteem. Elk team wordt bezocht met een uitleg over de mogelijkheden van het systeem en zoomen we in op de specifieke vragen per team. De koppeling met Teams heeft niet plaatsgevonden door capaciteitsproblemen. Dit is inmiddels opgelost waardoor dit onderdeel alsnog in 2023 opgepakt wordt.
Bestuurlijk juridische zaken
Wat willen we bereiken?
- Implementatie Wet open overheid (Woo)
Deze wet heeft tot doel om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar en eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Bij inwerkingtreding vervangt deze wet de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De invoering van deze wet is al een paar keer uitgesteld. De verwachting is dat de invoering plaatsvindt in 2022. De projectleiding van dit project ligt bij de afdeling Bedrijfsvoering.
- Blijvende aandacht voor de algemene verordening gegevensbescherming
Wat waren wij van plan hiervoor te gaan doen?
- Opstellen plan van aanpak implementatie Woo
Wat hebben wij in 2022 daadwerkelijk gedaan?
- De wet is 1 mei 2022 in werking getreden. De noodzakelijke administratieve verplichtingen per genoemde datum zijn uitgevoerd, o.a. aanwijzing Woo-coördinator, aanpassing website aan Woo.
- Er is een impactanalyse uitgevoerd en een implementatieplan opgesteld;
- Er is een Missie, Visie en Doelen privacy vastgesteld en een nieuwe Governance structuur;
- Aanschaf ISMS (information security management system). Een ISMS borgt risicomanagement op basis van de plan-do-check-act-cyclus en helpt zo het onderwerp privacy (AVG) en informatiebeveiliging op de agenda van het management te houden, en op deze manier in control te zijn.